Déterminer quelles tâches déléguer en 4 étapes !

Ces derniers jours, j’ai entendu plusieurs entrepreneurs affirmer qu’ils étaient débordés et manquaient de temps pour tout faire mais qu’ils ne savaient absolument pas quoi déléguer. Il avaient bien conscience que cela leur serait bénéfique, qu’ils gagneraient du temps et pourraient ainsi se concentrer sur leur expertise, mais impossible pour eux de faire un choix dans les tâches à confier à une personne extérieure. J’ai alors commencé à faire quelques recherches auprès de notre cher ami Google, afin de trouver un test, des conseils, mais rien. En tout cas, pas grand chose de très pertinent. Alors je me suis prêtée au jeu et vous ai élaboré un petit exercice tout simple pour vous aider à déterminer les tâches que vous devriez déléguer. Prêt à essayer ? C’est partit !

 

Matériel :

Parce que chaque professionnel a besoin de ces propres outils, il est temps que vous vous armiez des vôtres aussi ! Vous allez avoir besoin d’une feuille ou d’un bloc-notes (assez grand de préférence), d’un stylo et d’un surligneur. C’est tout! Pas compliquée la fille hein ? Quoi ? Vous n’avez pas de surligneur ? Mmh ! Mauvais élève ! haha 😁 Eh bien gardez seulement votre feuille et votre stylo et remplacez tous les verbes « surligner » à venir par « entourer ». Eh oui je vous fait travailler davantage pour la peine 😉 Vilaine fille que je suis !

 

Première étape :

Je vous préviens tout de suite, la première étape est la plus longue et la moins fun (il en faut bien une) mais dites-vous qu’après, ça sera déjà un avant goût du weekend! Je vous invite donc à lister et noter sur votre feuille ou votre bloc-notes toutes les tâches que vous faites au quotidien et toutes celles que vous devez faire pour votre entreprise dans le futur. Attention! Certaines tâches peuvent être décomposées en sous-tâches, comme par exemple gérer sa page Facebook, cela comprend faire sa veille, établir son calendrier éditorial, créer le design d’un post, rédiger les textes, programmer la publication, répondre aux commentaires, etc. Et c’est là où vous me maudissez haha! Mais courage ! Ça ira mieux après, vous verrez. C’est comme lorsqu’on enlève un sparadrap, ce n’est qu’un mauvais moment à passer.

 

Deuxième étape :

Ça y est ? vous avez bien tout listé ? Génial ! Maintenant, avis aux mauvais élèves qui n’ont pas apporté leur matériel, c’est là où je vous fait travailler un peu plus : n’oubliez pas de remplacer les verbes « surligner » par « entourer ».  C’est OK pour tout le monde ? Alors, prenez votre plus beau marqueur et surlignez toutes les tâches que vous ne savez pas faire, ou que vous ne maîtrisez pas bien.
– Vous l’aurez compris, toutes les tâches surlignées seront celles que vous pourrez déléguer –
Vous ne maîtrisez pas une ou plusieurs tâches mais celles-ci sont nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise ? Confiez-les à une personne qui sera capable de réaliser ces tâches, voir même, encore mieux qui sont spécialisées dans ce domaine!

 

Troisième étape :

Il vous reste encore beaucoup de tâches non-surlignées et vous voyez bien qu’elles occuperont encore beaucoup trop de temps dans votre horaire ? Alors passons à la deuxième coupe : surlignez celles que vous n’aimez pas faire. Généralement, faire quelque chose que l’on a pas envie de faire nous baisse le moral et notre efficacité et notre productivité s’en fait ressentir. Il y a certaines tâches que nous n’aimons pas faire mais que d’autres apprécient faire. Profitez-en! Dégagez-vous du temps en vous libérant de ces obligations qui vous minent le moral et confiez-les à une autre personne qui sera, elle, heureuse de les faire.

 

Quatrième étape :

Les tâches restantes sont encore trop nombreuses ? Eh bien ! Il était vraiment temps que vous déléguiez ! Si on résume, les tâches nos surlignées restantes sont les tâches que vous savez faire et que vous aimez faire. Autrement dit, celles pour lesquelles il va être pour vous le plus difficile de faire un choix. Alors pour finir, vous allez surligner les tâches les plus chronophages, celles qui vous font perdre le plus de temps, et qui ne vous permettent pas de vous concentrer sur l’essentiel, sur le cœur de votre métier, sur l’essence même de votre expertise.

 

Petit bonus : Il vous reste encore trop de tâches ? Déléguez les tâches les plus urgentes mais les moins importantes (Voir la Matrice d’Eisenhower).

 

Vous voilà maintenant armé d’une bonne liste de tâches que vous pouvez déléguer. Il ne vous reste plus qu’à trouver les bonnes personnes pour s’en occuper. Que cela soit une adjointe virtuelle, un expert ou encore un salarié, je suis certaine que vous trouverez LE collaborateur (ou les collaborateurs) dont votre entreprise a besoin pour vous faire gagner en efficacité et en productivité.

 

Si ce petit exercice n’a pas fonctionné, n’hésitez pas à me contacter pour que l’on se fixe une petite rencontre en réel ou en virtuel afin d’analyser vos habitudes et vos processus et ainsi démêler tout cela!